Для обеспечения сохранности товаров, находящихся на торговой площади, необходимо проводить периодические проверки их присутствия. Сверка наличия материальных ценностей с данными синтетического учета и определение соответствия между ними – есть основные задачи инвентаризации.
Обычно при проведении инвентаризации делают суммовой пересчет (пересчитывают весь товар) и сравнивают данные пересчета с суммами в накладных. При совпадении (даже с небольшими отклонениями) делается вывод о том, что в магазине все в порядке, товар в сохранности и можно работать дальше.
Но при проведении инвентаризации в «ручном режиме» можно допустить значимые неточности – сбиться со счета, попутать цены, какую-то единицу товара не заметить. В итоге в результатах инвентаризации могут отсутствовать реальные недостачи, пересортица, подставной товар.
Из-за отсутствия объективной информации об остатках товара невозможно правильно сформировать заказ поставщику. В тоже время то, что заказывается, может все еще находиться на складе, либо вообще плохо продается.
Инвентаризация в «ручном режиме» требует много времени и отвлечения от основной работы достаточного количества сотрудников. При этом, как правило, магазин на время инвентаризации закрывается и, соответственно, не приносит выручки. Поэтому не редкость случаи, когда инвентаризацию проводят 1 раз в год, либо вообще не проводят.
Однако не все так плохо. Потому что существует действенный и эффективный метод ускорения и улучшения качества этих процессов. Речь идет об автоматизации инвентаризации. И работает это так.
Для проведения инвентаризации необходимо установить на компьютер соответствующую программу. После установки программы подключить принтер штрих-кодов и запрограммировать его на печать специальных ценников со штрих-кодами для каждой группы товаров. Наклеить на товары ценники. Затем с помощью сканера штрих-кодов или терминала для сбора данных просканировать каждую группу товаров. Это полностью исключает возможность подмены товаров в процессе проверки, и уменьшает количество погрешностей.
Загрузив полученные данные в компьютер, и сформировав сличительную ведомость, можно увидеть все выявленные отклонения. Перепроверив недочеты и устранив отклонения, можно печатать итоговые документы по результатам инвентаризации. Так как обработка результатов проходит в автоматическом режиме, влияние человеческого фактора полностью исключено.
Из перечисленного можно сделать вывод, что автоматизация инвентаризации:
- Существенно сокращает время ее проведения (в среднем на 70%). А, значит, появляется возможность для руководства проводить их чаще. А более частые проверки приведут к уменьшению краж среди работников.
- Облегчает сам процесс инвентаризации.
- Обеспечивает получение объективных данных о товарах и реальных результатов инвентаризации. Ну а четкая картина по остаткам товара также позволит выявить недобросовестных работников.
- Помогает свести к минимуму пересортицу.
- Решает проблему (может возникнуть при «ручном режиме» проведения инвентаризации) заказа товара, который плохо продается или заказа товара, который еще есть в наличии.
Поэтому автоматизация инвентаризации позитивно скажется на всех бизнес-процессах в магазине, что обязательно приведет к достижению более высоких показателей деятельности.